医院档案信息化管理模式构建策略

【摘要】医院档案关系到医院的发展，是防病治病、保障人民健康的重要依据，为医院领导决策和指导工作提供有效的参考。借助于医院档案的作用，可以更好的规范医院的发展，促使基本工作进程更加的顺利。本文将结合信息化时代的发展，分析医院档案管理模式的转变，为实际的模式构建工作提供参考。

【关键词】医院；
档案；
信息化管理；
模式构建

医院档案在临床医疗和科研等多种领域彰显出实际的价值，属于保存医院发展历程和患者健康信息的重要资料。科学合理的运用医院档案，能够更好的规范医院的发展，在信息时代，应该在医院档案管理模式中融入信息化理念，促使着档案管理的成效更加的显著。

一、医院档案管理工作的特点

与普通企业相比，医院是一种非经营性机构，其档案管理的知识密集性特点更加突出。在社会经济快速发展，市场竞争日益激烈的形势下，医院冲突逐渐增多，医院的档案管理工作的开展也表现出了以下几大特点。

1.1科学性

近几年，人们的物质生活条件明显提升，其对于医疗行业的发展也提出了更高的要求。而且，医疗行业的发展速度本身就非常快，人们对于工作人员的专业素养与综合素质的要求也越来越高，同时与之相关的档案管理工作也成为了备受瞩目的焦点，需要参与相关工作的管理者掌握一定的专业理论知识和医护技能，在开展具体工作时能科学的判断，保持理性清醒的头脑。

1.2专业性

救死扶伤是医院的天职，医疗行业得以持续发展的规则，也是每一位医护人员的日常工作要求。正是因为救死扶伤这一基本工作要求，使得医院档案管理工作在实际开展时应充分体现出专业性，必须关注管理人员的专业态度，通过医院的发展规则规范自身的行为。

1.3影响范围广

与其他行业的工作相比，医院档案管理人员承担的压力较大，因医院本身就是一个特殊的机构，涉及到的资料信息繁琐，管理人员在管理档案资源的时候，往往需要耗费较大的精力，同时也需要承担一定的责任，若是出现了档案信息问题，则需要及时的付出代价。另外，档案资源覆盖面广泛，涉及到病人和医生等多个主体，如果在任意环节出现问题，都会直接的影响到后续的工作进程，可见其影响力。

二、医院档案管理模式的问题

2.1管理机构分散

医院改革的过程中，档案管理受到的冲击较为明显，除了在资源上受到一定的影响外，还在管理上产生了负面影响。很多的医院未能及时的设立对应的档案机构，虽然部分单位设置了相关机构，但隶属于行政主管部门，种机构分散的情况不利于管理工作的落实。

2.2管理方法传统

某些医院的档案管理方法未能及时的更新，很多都是常规的手工操作，缺少数字化和网络手段的使用意识，影响到具体工作的管理成效。还存在着部分医院借助于计算机落实档案管理工作，但是仅限于编目和检索上，以至于信息技术的优势未能充分的体现[1]。

2.3利用服务水平低

医院档案部门服务方式呈现出被动的状态，很多的档案还是采取了封闭式坐等上门的服务理念，涉及到的范围相对狭窄，实际运用到的方式较为单一，服务的对象过于局限，重点是为医院内部提供借阅和复制服务，未能关注科学的沟通及交流，不利于档案管理工作效力体现。

三、信息化在医院档案管理中的应用必要性

3.1可稳步提升工作效率

医院档案资料较为复杂，如果仍然沿用传统的管理模式，将会影响到档案资源的基本利用率，也会给管理工作造成负面影响。借助于信息化的手段，能够让文书档案实现数字化处理的目标，可以加快信息资源的收集、整理和利用。比如，常规的档案资料收集中，多是耗费较多的人力进行整合，除了影响到基本的工作效率外，还让工作的质量无法保证。融入信息化的手段之后，医院可以及时的实现可视化检索，实现对多种信息的有序排列，保证资源的收集更加及时，提高了具体的工作效率。

3.2可促进扁平化发展

传统实体档案管理模式和现代信息化管理模式对比来说，传统模式能够实现高度中心化，使得档案资源集中管理，实现统一的调度。但是信息化理念的科学融入，能够保证医院档案呈现出扁平化发展状态，消除高度集中所造成的矛盾。虽然传统档案管理有着一定的优势，但是随着资料的日渐丰富，信息化管理模式更胜一筹，可以让医院档案资源有序整合，真正的发挥出理想的效力，为医院的长远发展做出积极地贡献。

四、医院档案信息化管理模式的构建策略

4.1信息化组织管理

在组织管理当中提高信息化水平，主要以医院档案资源规划模块和工作分析模块为核心，提高整体管理水平[2]。应该全面采集医院全体人员的基本信息，包括了人数、年龄、学历和工资等，为相关工作的开展提供可靠的数据支撑。为了能够对档案资源的变动情况进行分析，还要对比历史数据nternetApplication与当前数据，得到具有说服力的结论，为工作规划的调整与优化奠定基础。尤其是在实际工作开展的阶段，需要以上述数据信息作为参考和依据，从而使医院每一一项工作都能有章可循，同时避免资源的浪费。在工作分析模块的构建中，则能够有效采集档案资源信息，从而使资源的划分更加具体和明确，达到统一化管理的目的，这也是后续工作实施的基本依据。

4.2信息化人员管理

人才的招聘和选拔，也是保证档案管理工作成效的关键，信息化建设应该针对招聘计划、过程和备选人才库等要点开展。系统基础设置需要满足简历录入、模板制作和通知记录等需求。在人才招聘计划的制定当中，应该以组织管理模块数据为参考，确保该计划符合当前及未来发展需求，保障其良好的动态性特点。为了能够减轻管理人员在招聘环节的工作压力，运用信息技术优化关键词检索功能，对于简历的筛选更具自动化与数字化特点，在面试结果的记录上也更加便捷。合理统计招聘结果，实现对招聘环节的全面反思，实现对人才的分类管理。在人才选拔中应该以备选人才库为依托，应对可能出现的意外情况。

4.3信息化培训管理

加强对员工的培训，对于提高医院档案管理工作整体水平具有重要意义，因此也应该推进信息化建设进程。为了能够使新员工尽快熟悉岗位工作，应该对其予以针对性培训，明确工作流程及操作要点，真正实现理论向实践的转化，从而增强员工的业务素养。对于在职员工而言，也需要进一步提高其工作能力，借助于医院内部的专业化课程进行深入学习，适应未来岗位工作的变化情况。为了避免在培训中出现流于形式化的问题，还应该注重考核，规划化记录进修情况，实现对全体员工的有效督促。合理统计和分析培训结果，发现在培训中面临的问题，从而在有效反馈中改进当前工作模式[3]。

4.4信息化绩效管理

为了增强工作人员的积极性和主动性，实现对员工行为的有效约束和激励，还应该在人力资源管理中实施绩效管理。在信息化建设中，需要将档案资源的管理视作一种可靠的分析主体，将基础内容、考核计划和结果等为重点，真正体现档案管理绩效考核的重要性。考核周期和考核指标等属于基础内容的范畴，在考核计划的制定中则应该明确考核人员、内容和等级等，确保在每一个考核环节的透明性与公平性。一旦制定了考核计划，则后续工作则应该严格遵循计划开展，实现对考核结果的深入分析，从而了解员工的工作难点，对未来工作予以针对性优化和改进。在薪酬管理和晋升中，可以将绩效考核结果作为参考。

4.5信息化薪酬福利管理

薪酬福利管理涉及到员工的个人利益，因此在信息化建设中应该予以高度重视，真正满足员工的个性化需求，增强薪酬福利制度的激励作用。确保薪酬计算方式的科学性，使其能够满足医院的整体发展要求，同时应该使每一位员工了解计算方式，防止在工作中产生不平衡心理，以增强医院的内部凝聚力。在发放薪酬时，还要对员工的出勤情况进行全面分析，做好考勤管理的信息化建设，运用先进设备结合移动终端实施考勤，为员工带来便捷的同时，也能够减轻管理人员的工作压力。增进财务管理系统与薪酬管理系统的联系，确保在薪酬发放中更加及时和高效。

4.6信息化人事管理

人事管理具有一定的复杂性，尤其是当前医院人事变动十分频繁，也给管理工作带来了较大的难度。以信息化技术为依托，构建全新人事管理体系，是提高工作效率的关键。应该加强电子档案的建设，逐步取代传统工作中人工为主的模式，为档案的建立、存储、查询及调用等奠定基础，满足薪酬管理等工作要求。通过统计报表的制作，可以满足可视化管理需求。在人力资源管理中应该实现集中化与统一化，明确人事管理与绩效管理、薪酬管理等工作的内在关系。以eHR系统为依托实施劳动关系管理，使管理工作的手续及流程得到简化，从而明确人事审批事项，通过分项审批的方式提高工作效率。对于人事管理工作情况，也可以通过eHR系统进行全面获取，在劳动合同管理中防止出现较大的漏洞，以维护医院和劳动人员的合法权益，防止法律纠纷的出现[4]。

4.7系统管理

综合管理系统的构建，能够增强人力资源管理的协同性，使各个子系统之间能够实现有效衔接，有利于医院工作效率的提升。员工能够针对个人信息进行使用，同时为领导人员安排工作任务提供保障，使得各个部门的资源共享成为现实。在管理系统的建设中，应该结合本医院的基本情况，包括了规模、员工数量和工作特点等等，增强人力资源管理的人性化，为人们提供更优质的服务。注重权限管理，明确不同操作人员的权限，防止重要信息被篡改，以保障人力资源信息的完整性和安全性。针对员工的部门和岗位变动情况，能够在系统中实现快速更新，避免出现管理混乱的问题。

结语：

面对社会的高速发展，积极的推进医院档案管理模式的信息化已成必然的趋势，医院需要关注各个方面的信息化建设进程，切实落实好实际的工作，保证长远的进步。

参考文献

[1]张敏芝,张忠英.信息化助推档案工作高质量发展——记昆山市第一人民医院档案信息化建设之路[J].基层医学论坛,2020,24(34):4995-4996.

[2]龙东波,李宁,付凤环,王宇.健康中国背景下公立医院档案信息化建设探讨——以中国医学科学院肿瘤医院档案信息化建设为例[J].中国档案,2020(11):62-63.

[3]赵艳兰.大数据时代医院档案发展趋势探讨——以山西医科大学第二医院为例[J].办公室业务,2019(19):126-127.

[4]陈贵华,王新虹,陈燕,司洪伟.从哈尔滨“天价医疗费”纠纷看医院会计档案的作用和对策[J].兰台世界,2006(04):12-13.

作者：何伟 单位：济宁医学院附属医院

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